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Excel - Exploitation de données et TCD

Gérez et analysez vos données à l’aide des fonctions avancées d’Excel

excel

Conscient qu’Excel constitue un outil extrêmement apprécié pour gérer et analyser des données, Microsoft a largement investi sur son tableur au point d’en faire un outil décisionnel simplifié à la fois performant et facile d’accès. Qu’il s’agisse de manipuler de grandes quantités d’informations grâce aux possibilités d’import, de tris et de filtres, de les synthétiser par l’intermédiaire de calculs statistiques ou de tableaux croisés dynamiques, d’identifier des tendances avec les graphiques et autres modèles de visualisation enrichis (dégradés, seuils, icônes d’indicateurs de performance...), Excel devient un outil "magique" pour qui sait l’utiliser. Cette formation de deux jours permettra aux participants de maîtriser les fonctionnalités d’analyses proposées par Excel.

Objectifs

  • Savoir utiliser des filtres avancés pour extraire des données ou éliminer les doublons
  • Être capable de faire des rapprochements de données via le module Query ou en recourant aux différentes fonctions de recherches (Recherche, RechercheV, Index, Equiv)
  • Comprendre comment créer des tableaux de synthèse (Tableaux Croisés Dynamiques) pour analyser rapidement et facilement des informations
  • Savoir repérer des données par l’intermédiaire de couleurs ou d’icônes (mise en forme conditionnelle)
  • Pouvoir créer des listes déroulantes pour imposer une saisie (Validation des données)

Public

  • Utilisateurs avertis d’Excel, qui souhaitent maîtriser les fonctions avancées d’exploitation de données
  • Toute personne amenée à exploiter les bases de données d’Excel

Prérequis

  • Pour suivre la formation dans de bonnes conditions, il est nécessaire de maîtriser les fonctionnalités de base d'Excel ou avoir suivi la formation Excel - Les bases : tableaux, graphiques et calculs fondamentaux

Programme de la formation

Analyse rapide d’un tableau dans Excel

  • Mise en forme conditionnelle
  • Graphiques
  • Totaux (Somme, Moyenne, Nbval, % du total, résultat cumulé)
  • Tableaux ou tableaux croisé dynamiques
  • Graphique Sparklines

Utiliser les filtres pour extraire des données

  • Appliquer un filtre élaboré pour extraire des données qui répondent à de nombreux critères
  • Possibilité de mettre le résultat sur une autre feuille et aussi d’éliminer les doublons dans une liste de données

Réaliser des calculs statistiques sur une base de données

  • Nommer une base de données
  • Réaliser des calculs statistiques sur des données groupées (moyenne CA;an)

Exploiter des bases de données provenant d'autres applications avec Query

  • Ouvrir Query à partir d'Excel
  • Trier et filtrer des fichiers provenant de l'application Access
  • Renvoyer les données dans Excel

Créer des tableaux de synthèse (tableau croisé dynamique)

  • Suggestion pour aider à la création de TCD
  • Créer un tableau de synthèse pour analyser les données d'une base
  • Modifier l'organisation des données dans le tableau
  • Grouper des informations (texte, date, numérique)
  • Créer des segments chronologiques
  • Calculer une répartition
  • Modifier le calcul (moyenne, pourcentage)
  • Créer une formule personnalisée (champ calculé, élément calculé)
  • Actualiser les données
  • Trier des données dans un tableau croisé dynamique
  • Mise en forme conditionnelle
  • Mettre deux tables en relation sous forme d’un tableau croisé
  • Transformer un tableau croisé dynamique en graphique

Remanier les données d'une base provenant d'une autre application

  • Remplissage instantané
  • Répartir les données d'une cellule dans plusieurs colonnes
  • Afficher le contenu d'une cellule en majuscule ou en minuscule
  • Faire une distinction entre majuscule et minuscule (fonction Exact)
  • Extraire certains caractères du contenu d'une cellule
  • Assemblage de plusieurs cellules en une seule (concaténer)
  • Supprimer les espaces dans une cellule (supprespace)
  • Convertir une valeur en format texte, en nombre (Cnum)
  • Compter le nombre de caractères d’une chaine (NbCar)
  • Afficher une valeur numérique en respectant un format de texte (Texte)
  • Effectuer une recherche sur du texte (Trouve, Cherche)

Mettre en relief les données d'une base

  • Modifier la mise en forme selon le contenu des cellules
  • Possibilités de placer plusieurs règles pour la même zone
  • Appliquer une mise en forme à des cellules en fonction du résultat d'un calcul (présenter toute une ligne en couleur, mettre certains jours en couleur)

Faciliter la saisie dans une base de données et limiter le nombre d'erreurs

  • Créer une liste déroulante pour saisir des informations redondantes
  • Définir des critères de validation pour limiter les erreurs de saisie
  • Afficher dans une zone les valeurs non valides
  • Empêcher la saisie de doublons dans une zone (fonction NB.Si)

Réaliser un calcul exact entre deux dates

  • Fonction datedif

Optimiser la recherche d'informations

  • Utiliser la fonction Recherche
  • (avec une valeur exacte ou proche)
  • Gérer l’affichage des erreurs dans une cellule (Estna, Esterreur)
  • Création d’une liste déroulante combinée avec la fonction de RechercheV
  • Obtenir la position d’un élément dans une liste de donnée (fonction Equiv)
  • Renvoyer une référence ou une valeur de cellule à l’intersection d’une ligne ou d’une colonne dans une plage de données (Index)

Les + de cette formation

Une formation concrète durant laquelle des phases de mise en pratique viennent systématiquement compléter les apports théoriques. Les participants ont la possibilité de choisir la version d’Excel (2010, 2013 ou 2016) sur laquelle ils souhaitent être formés. Cette information doit être transmise à nos Conseillers au moment de l’inscription. À travers une série d’ateliers, les participants vont utiliser des formules textes pour remanier des données provenant de sources externes, mettre en œuvre des fonctions de recherche, créer des tableaux de synthèse (les tableaux croisés dynamiques) et utiliser la mise en forme conditionnelle. Un support de cours au format papier est remis à chaque participant. Ce programme prépare à la certification TOSA qui est éligible au CPF (code CPF unique : 237359). Lorsque la certification est financée au titre du CPF, la formation qui y prépare peut également être prise en charge (dossier CPF commun). Connectez-vous sur www.moncompteactivite.gouv.fr

Certification

Cette formation prépare au test suivant TOSA Excel – Niveau Avancé (en option au prix de 70€) et entre en jeu dans le cursus de certification TOSA.