Formation Gestion multi-projets

Le métier de chef de projet revêt des facettes différentes selon l'entreprise dans laquelle on officie. Si certains sont occupés à plein temps durant une longue période sur un seul et même projet, d'autres doivent gérer une kyrielle de petits projets. Ces derniers doivent d'une part savoir mettre en œuvre le juste niveau de management de projet pour ne pas alourdir leur travail d'une charge inutile, mais aussi agréger les données de tous les projets en un ensemble gérable d'informations pour en suivre l'avancement. A l'issue de cette formation de 3 jours, les participants auront acquis les techniques et bonnes pratiques de la gestion multi-projets.

Introduction

• Qu'est-ce qu'un projet ?
• Les différents types de projet, les découpages

Stratégie et définition des projets

• Appréhender la stratégie de l'entreprise
• Positionner chaque projet par rapport à la stratégie
• Sélectionner et classer les projets

Les préalables à la gestion multi-projets

• Les acteurs du système de gestion multi-projets
• Les objectifs du système
• Définir les niveaux de gestion : la granularité
• Programmes, projets, actions, travaux hors projets
• Structurer les projets : phases, jalons, lots de travaux
• Harmoniser les calendriers, les catégories de coûts

Définir les rôles, organiser les équipes

• Le portefeuille de projets
• Les différents types d'organisations de projets
• Clarifier les rôles et les contributions dans les projets
• Rechercher les synergies entre les projets

Le Project Management Office (PMO)

• Sa mission, ses responsabilités, sa composition

Établir une planification de référence

• La carte de stratégie multi-projets
• Un système de planification à trois niveaux : planification stratégique, planification projet, programmation service
• Élaborer la planification de référence

Mettre en place les budgets, les ressources

• Démarche de prévision budgétaire
• Établir le plan de charge prévisionnel
• Connaître les capacités, adéquation charge/capacité
• Le processus de planification

Suivre l'avancement des projets, replanifier

• Avancement délais, avancement coûts
• Le processus de mise à jour mensuelle et trimestrielle
• Modifications de planification : analyse d'impacts

Les comportements dans l'équipe

• Constituer et organiser les équipes
• Les obstacles à la planification
• Le consensus interne et l'engagement lié au planning
• L'analyse des risques, l'indisponibilité des ressources
• La solidarité

Décider en environnement multi-projets

• Fonctionnement du comité de pilotage multi-projets
• Analyser la demande et son évolution
• Analyser l'état des fournitures et les prévisions
• Intégrer les aspects financiers, charges, engagements
• Analyser et classer les risques
• Analyser les solutions possibles : le tableau de choix multicritères
• Préparer la décision du comité de pilotage
• Assurer la traçabilité de la décision et prioriser les projets

Être productif en multi-projets

• Le mythe de l'homme x mois, les sources de perte de temps
• S'organiser en contexte multi-projets
• Préserver l'équilibre entre les projets
• Motiver les parties prenantes et optimiser les ressources

Communiquer en multi-projets

• Planifier la communication
• Optimiser et harmoniser les modes de communication

Le tableau de bord multi-projets

• Les clés pour l'élaboration d'un tableau de bord
• Tableau de bord projet
• Tableau de bord multi-projets
• S'améliorer avec le tableau de bord qualité

MS Project et la gestion multi-projets

• Une synthèse rapide des possibilités de MS Project dans la gestion multi-projets