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Gestion multi-projets

Piloter et suivre plusieurs projets parallèles

Le métier de chef de projet revêt des facettes différentes selon l'entreprise dans laquelle on officie. Si certains sont occupés à plein temps durant une longue période sur un seul et même projet, d'autres doivent gérer une kyrielle de petits projets. Ces derniers doivent d'une part savoir mettre en oeuvre le juste niveau de management de projet pour ne pas alourdir leur travail d'une charge inutile, mais aussi agréger les données de tous les projets en un ensemble gérable d'informations pour en suivre l'avancement. A l'issue de cette formation de 3 jours, les participants auront acquis les techniques et bonnes pratiques de la gestion multi-projets.

Objectifs

Comprendre comment mettre en place une gestion spécifique et claire
Savoir gérer un ensemble de projets ayant des enjeux et des niveaux d'avancement différents
Être capable de planifier et établir les rôles et les responsabilités
Pouvoir arbitrer et communiquer sur l'ensemble des projets

Public

Chefs de projets maîtrise d'ouvrage, responsables de domaine, chef de projet informatique, responsables de services ayant à mener plusieurs projets, personnes impliquées dans le support ou le contrôle de plusieurs projets (Comités de Pilotage), responsables ou membres du Project Management Office

Prérequis

Aucun

Programme de la formation

Introduction

Qu'est-ce qu'un projet ?
Les différents types de projet, les découpages

Stratégie et définition des projets

Appréhender la stratégie de l'entreprise
Positionner chaque projet par rapport à la stratégie
Sélectionner et classer les projets

Les préalables à la gestion multi-projets

Les "acteurs" du système de gestion multi-projets
Les objectifs du système
Définir les niveaux de gestion : la granularité
Programmes, projets, actions, travaux hors projets
Structurer les projets : phases, jalons, lots de travaux
Harmoniser les calendriers, les catégories de coûts

Définir les rôles, organiser les équipes

Le portefeuille de projets
Les différents types d'organisations de projets
Clarifier les rôles et les contributions dans les projets
Rechercher les synergies entre les projets

Le Project Management Office (PMO)

Sa mission, ses responsabilités, sa composition

Établir une planification de référence

La carte de stratégie multi-projets
Un système de planification à trois niveaux : planification stratégique, planification projet, programmation service
Élaborer la planification de référence

Mettre en place les budgets, les ressources

Démarche de prévision budgétaire
Établir le plan de charge prévisionnel
Connaître les capacités, adéquation charge/capacité
Le processus de planification

Suivre l'avancement des projets, re-planifier

Avancement délais, avancement coûts
Le processus de mise à jour mensuelle et trimestrielle
Modifications de planification : analyse d'impacts

Les comportements dans l'équipe 

Constituer et organiser les équipes
Les obstacles à la planification
Le consensus interne et l'engagement lié au planning
L'analyse des risques, l'indisponibilité des ressources
La solidarité

Décider en environnement multi-projets

Fonctionnement du comité de pilotage multi-projets
Analyser la demande et son évolution
Analyser l'état des fournitures et les prévisions
Intégrer les aspects financiers, charges, engagements
Analyser et classer les risques
Analyser les solutions possibles : le tableau de choix multicritères
Préparer la décision du comité de pilotage
Assurer la traçabilité de la décision et prioriser les projets

Être productif en multi-projets

Le mythe de l'homme x mois, les sources de perte de temps
S'organiser en contexte multi-projets
Préserver l'équilibre entre les projets
Motiver les parties prenantes et optimiser les ressources

Communiquer en multi-projets

Planifier la communication
Optimiser et harmoniser les modes de communication

Le tableau de bord multi-projets

Les clés pour l'élaboration d'un tableau de bord
Tableau de bord projet
Tableau de bord multi-projets
S'améliorer avec le tableau de bord qualité

MS Project et la gestion multi-projets

Une synthèse rapide des possibilités de MS Project dans la gestion multi-projets

Méthode pédagogique

Des intervenants sénior qui partagent leur expérience avec les participants. Une formation pratique : les participants seront amenés à réaliser des TP (50% du temps de la formation) pour faciliter la compréhension des concepts. Cette formation vous permet d'obtenir 21 points PDU.