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Outlook perfectionnement

outlook

Gérer de façon optimale sa messagerie, créer son dossier personnel, organiser ses rendez-vous et planifier ses réunions.

Objectifs

  • Optimiser le paramétrage et l'organisation d'Outlook, mettre en oeuvre le partage d'informations et la délégation, gérer des réunions, organiser les informations.

Public

  • Tout utilisateur désirant approfondir l'utilisation d'Outlook en organisant ses contenus et en utilisant les outils collaboratifs.

Prérequis

  • Avoir des notions sur Outlook.

Programme de la formation

Gestion de la messagerie

  • Créer des dossiers de classement pour archiver les messages (copier, déplacer, rechercher un message dans les dossiers)
  • Travailler en mode autonome lorsque le réseau n'est pas disponible
  • Archiver des messages
  • Gérer les rappels
  • Paramétrer le gestionnaire d'absence
  • Automatiser l'organisation des messages (à l'arrivée, au départ)
    • En utilisant les couleurs, les affichages, les dossiers
    • En supprimant les courriers indésirables
    • En créant des règles de classement

Dossier serveur et dossier personnel

  • Créer le dossier personnel
  • Organiser ses dossiers personnels
  • La page Outlook aujourd'hui
  • Déléguer des éléments d'Outlook

Agenda et calendrier

  • Différences entre rendez-vous, événement et réunion
  • Gérer les rendez-vous : saisir un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
  • Créer un rendez-vous périodique, créer un événement ou un événement périodique
  • Afficher et imprimer son agenda sous différentes formes
  • Programmer et répondre à une alarme

Planification de réunion

  • Inviter des participants à une réunion et affecter des ressources
  • Sélectionner une plage horaire disponible pour l'ensemble des participants
  • Gérer les confirmations et les annulations
  • Modifier une réunion
  • Créer une réunion en ligne avec Netmeeting

Tâches

  • Créer une tâche simple : définir l'échéance, l'état d'avancement, le niveau de priorité
  • Créer une tâche périodique
  • Suivre une tâche, trier et afficher les tâches de différentes manières
  • Tâches partagées
    • Répondre à une demande de tâche
    • Transformer un message en tâche
    • Déléguer une tâche et suivre son état d'avancement
    • Gérer ses tâches en les classant

Méthode pédagogique

  • Sensibilisation et prise de conscience (questionnement, travail en sous-groupe)
  • Apports formateur et exposés
  • Jeux de rôles filmés et mises en situation professionnelle (réunion, entretien face à face)
  • Débriefing et commentaires points forts/pistes d‘amélioration
  • Questionnaire d’évaluation en fin de formation
  • 2 à 6 participants maximum
  • Méthode interactive
  • Appropriation d’outils de prises de notes et de compte-rendu
  • Cas pratiques et études de cas, Quizz
  • Support Stagiaire

Certification TOSA

Cette formation prépare au passage de l'examen TOSA.

Le TOSA est la référence dans le domaine de la certification des compétences informatiques et digitales. Les certifications TOSA délivrent un score sur 1000 reconnu par l'Etat. Basé sur les logiciels essentiels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook) le TOSA reprend les domaines fondamentaux de l'informatique dans l'utilisation quotidienne du poste de travail.

Grâce à ce test, le participant peut connaître son niveau en bureautique, valoriser des compétences acquises, étoffer son CV, optimiser son plan de formation.