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Outlook perfectionnement

outlook

Gérer de façon optimale sa messagerie, créer son dossier personnel, organiser ses rendez-vous et planifier ses réunions.

Objectifs

  • Optimiser le paramétrage et l'organisation d'Outlook, mettre en oeuvre le partage d'informations et la délégation, gérer des réunions, organiser les informations.

Public

  • Tout utilisateur désirant approfondir l'utilisation d'Outlook en organisant ses contenus et en utilisant les outils collaboratifs.

Prérequis

  • Avoir des notions sur Outlook.

Programme de la formation

Gestion de la messagerie

  • Créer des dossiers de classement pour archiver les messages (copier, déplacer, rechercher un message dans les dossiers)
  • Travailler en mode autonome lorsque le réseau n'est pas disponible
  • Archiver des messages
  • Gérer les rappels
  • Paramétrer le gestionnaire d'absence
  • Automatiser l'organisation des messages (à l'arrivée, au départ)
    • En utilisant les couleurs, les affichages, les dossiers
    • En supprimant les courriers indésirables
    • En créant des règles de classement

Dossier serveur et dossier personnel

  • Créer le dossier personnel
  • Organiser ses dossiers personnels
  • La page Outlook aujourd'hui
  • Déléguer des éléments d'Outlook

Agenda et calendrier

  • Différences entre rendez-vous, événement et réunion
  • Gérer les rendez-vous : saisir un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
  • Créer un rendez-vous périodique, créer un événement ou un événement périodique
  • Afficher et imprimer son agenda sous différentes formes
  • Programmer et répondre à une alarme

Planification de réunion

  • Inviter des participants à une réunion et affecter des ressources
  • Sélectionner une plage horaire disponible pour l'ensemble des participants
  • Gérer les confirmations et les annulations
  • Modifier une réunion
  • Créer une réunion en ligne avec Netmeeting

Tâches

  • Créer une tâche simple : définir l'échéance, l'état d'avancement, le niveau de priorité
  • Créer une tâche périodique
  • Suivre une tâche, trier et afficher les tâches de différentes manières
  • Tâches partagées
    • Répondre à une demande de tâche
    • Transformer un message en tâche
    • Déléguer une tâche et suivre son état d'avancement
    • Gérer ses tâches en les classant

Méthode pédagogique

  • Sensibilisation et prise de conscience (questionnement, travail en sous-groupe)
  • Apports formateur et exposés
  • Jeux de rôles filmés et mises en situation professionnelle (réunion, entretien face à face)
  • Débriefing et commentaires points forts/pistes d‘amélioration
  • Questionnaire d’évaluation en fin de formation
  • 2 à 6 participants maximum
  • Méthode interactive
  • Appropriation d’outils de prises de notes et de compte-rendu
  • Cas pratiques et études de cas, Quizz
  • Support Stagiaire