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Outlook Initiation

outlook

Les connaissances de base pour l'utilisation de la messagerie Outlook.

Objectifs

  • Acquérir les connaissances de base de la messagerie Outlook : concevoir, envoyer, lire, répondre, transférer des messages sur la messagerie d'entreprise, organiser ses contacts.

Public

  • Toute personne désirant utiliser une messagerie électronique.

Prérequis

  • Aucune connaissance préalable n'est nécessaire.

Programme de la formation

Présentation d'Outlook et principes d'utilisation

  • La barre Outlook, le groupe Outlook, le groupe Courrier et la barre d'outils : navigation entre les différents outils

Le courrier électronique

  • Création d'un nouveau message
  • Les différentes zones
  • Joindre un fichier, problèmes de taille des fichiers
  • Les différentes listes d'adresses
  • Enregistrer un message inachevé
  • Envoyer un message
  • Récupérer et réexpédier un message
  • Utiliser les options d'envoi
  • Recevoir un accusé de réception et ou de lecture
  • Mettre des repères d'importance et des options de suivi 
  • Utiliser les boutons de votes
  • Joindre un élément Outlook à un message
  • Lire un message
  • Répondre, transférer un message à une autre personne
  • Supprimer des messages de la boîte de réception
  • Récupérer un message supprimé
  • Supprimer définitivement un message

Agenda et calendrier

  • Différences entre rendez-vous, événement et réunion
  • Gérer les rendez-vous : saisir un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
  • Créer un rendez-vous périodique, créer un événement ou un événement périodique
  • Afficher et imprimer son agenda sous différentes formes
  • Programmer et répondre à une alarme

Contacts et carnet d'adresses

  • Saisir, modifier, supprimer un contact, afficher et imprimer son carnet d'adresse, tri et mise en page
  • Enregistrer l'adresse d'un nouvel expéditeur depuis son message
  • Créer une liste de distribution (groupe de personnes)

Gestion des contacts

  • Créer un contact à partir d'un message électronique
  • Envoyer des cartes de visite en pièce jointe
  • Intégrer dans la liste des contacts des cartes de visites reçues
  • Gérer le calendrier, prise de rdv
  • Définir un rappel pour un contact
  • Suivi des échanges avec les contacts

Méthode pédagogique

  • Sensibilisation et prise de conscience (questionnement, travail en sous-groupe)
  • Apports formateur et exposés
  • Jeux de rôles filmés et mises en situation professionnelle réunion, entretien face à face)
  • Débriefing et commentaires points forts/pistes d‘amélioration
  • Questionnaire d’évaluation en fin de formation
  • 2 à 6 participants maximum
  • Méthode interactive
  • Appropriation d’outils de prises de notes et de compte-rendu
  • Cas pratiques et études de cas, Quizz
  • Support Stagiaire