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Outlook - Messagerie et agenda

Communiquer et gérer son temps avec Outlook

outlook

Conçue pour vous aider à vous concentrer sur ce qui est important à l’aide d’un affichage clair des messages électroniques, des calendriers et des contacts, l'interface d’Outlook est à la fois séduisante et pratique. Les participants à cette formation apprendront en une journée à utiliser les principaux outils mis à leur disposition dans Outlook : la messagerie, les gestionnaires de tâches et de contacts et le calendrier.

Objectifs

  • Savoir communiquer efficacement grâce à sa messagerie
  • Comprendre comment gagner du temps en organisant sa boîte aux lettres
  • Être capable d'automatiser la gestion des messages reçus
  • Savoir gérer son calendrier en intégrant ses rendez-vous et en organisant des réunions
  • Comprendre comment partager son calendrier et superposer des calendriers partagés
  • Maîtriser la gestion des contacts
  • Être en mesure d'organiser des tâches à l’aide de catégories

Public

  • Toute personne qui souhaite apprendre à utiliser les différentes fonctions d'Outlook pour gagner en efficacité

Prérequis

  • Des connaissances de base en informatique sont nécessaires pour suivre cette formation (environnement Windows, gestion des fichiers)

Programme de la formation

Prise en main de l'interface d'Outlook

  • Le mode Backstage (menu fichier)
  • Passer par le ruban
  • Réduire ou développer les différents volets (volet de navigation, de lecture, de personnes, barre des tâches)
  • Profiter de l'aperçu rapide du calendrier, des personnes, des tâches

Communiquer grâce à sa messagerie

  • Rédiger et envoyer un message
  • Inclure des options au message à envoyer (importance, accusé de réception…)
  • Ajouter votre signature aux messages
  • Recevoir des pièces jointes : aperçu dans le message, ouverture ou enregistrement
  • Répondre aux messages reçus
  • Transférer un message reçu à un autre destinataire
  • Personnaliser la mise en forme d'un message avec les papiers à lettre

Organiser sa boîte de réception de messages

  • Afficher un aperçu des messages reçus
  • Utiliser les commandes dans les listes de messages (repasser un message en non-lu, supprimer un message…)
  • Utiliser les catégories pour identifier les messages
  • Trier et regrouper ses messages
  • Classer des messages dans des dossiers
  • Créer et utiliser des dossiers personnels (archivage)
  • Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
  • Prévenir ses correspondants de son absence
  • Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
  • Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur

Organiser la liste des personnes (contacts)

  • Ajouter un contact
  • Créer un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes
  • Sélectionner son affichage

Utiliser le calendrier pour gérer son planning

  • Créer des rendez-vous, rendez-vous répétitifs et évènements
  • Les niveaux de détails d’affichage des rendez-vous
  • Naviguer d'un rendez-vous à un autre
  • Intégrer des tâches dans le calendrier
  • Partager son calendrier
  • Accéder à d'autres calendriers et superposer l'affichage des calendriers partagés
  • Planifier une réunion en invitant des participants
  • Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
  • Répondre à une demande de réunion

Faciliter la gestion de vos tâches à réaliser

  • Créer des tâches à réaliser
  • Organiser des tâches à l’aide de catégories
  • Assigner une tâche à une personne

Envoyer un message à partir d'une autre application

  • Envoyer un message à partir d'Excel ou de Word

Les + de cette formation

A travers divers exercices, les participants apprendront à utiliser Outlook pour : envoyer des messages à un ou plusieurs destinataires, insérer des pièces jointes, automatiser l'archivage des mails dans des dossiers, utiliser un carnet d'adresse, créer de nouveaux contacts... Ils seront également amenés à planifier une réunion et à y convier plusieurs participants. Les participants ont la possibilité de choisir la version d’Outlook (2010, 2013 ou 2016) sur laquelle ils souhaitent être formés. Cette information doit être transmise à nos Conseillers au moment de l’inscription. Les trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de la solution dans un contexte professionnel Un support de cours au format papier est remis à chaque participant. Ce programme prépare à la certification TOSA qui est éligible au CPF. Lorsque la certification est financée au titre du CPF, la formation qui y prépare peut également être prise en charge (dossier CPF commun). Connectez-vous sur www.moncompteactivite.gouv.fr.  

Certification

Cette formation prépare au test suivant TOSA Outlook - Niveau basique (en option au prix de 70€) et entre en jeu dans le cursus de certification TOSA.