Outlook - Messagerie et agenda

Communiquer et gérer son temps avec Outlook

Conçue pour vous aider à vous concentrer sur ce qui est important à l’aide d’un affichage clair des messages électroniques, des calendriers et des contacts, l'interface d’Outlook est à la fois séduisante et pratique. Les participants à cette formation apprendront en une journée à utiliser les principaux outils mis à leur disposition dans Outlook : la messagerie, les gestionnaires de tâches et de contacts et le calendrier.

Objectifs

Savoir communiquer efficacement grâce à sa messagerie
Comprendre comment gagner du temps en organisant sa boîte aux lettres
Être capable d'automatiser la gestion des messages reçus
Savoir gérer son calendrier en intégrant ses rendez-vous et en organisant des réunions
Comprendre comment partager son calendrier et superposer des calendriers partagés
Maîtriser la gestion des contacts
Être en mesure d'organiser des tâches à l’aide de catégories

Public

Toute personne qui souhaite apprendre à utiliser les différentes fonctions d'Outlook pour gagner en efficacité

Prérequis

Des connaissances de base en informatique sont nécessaires pour suivre cette formation (environnement Windows, gestion des fichiers)

Programme de la formation

Prise en main de l'interface d'Outlook

Le mode Backstage (menu fichier)
Passer par le ruban
Réduire ou développer les différents volets (volet de navigation, de lecture, de personnes, barre des tâches)
Profiter de l'aperçu rapide du calendrier, des personnes, des tâches

Communiquer grâce à sa messagerie

Rédiger et envoyer un message
Inclure des options au message à envoyer (importance, accusé de réception…)
Ajouter votre signature aux messages
Recevoir des pièces jointes : aperçu dans le message, ouverture ou enregistrement
Répondre aux messages reçus
Transférer un message reçu à un autre destinataire
Personnaliser la mise en forme d'un message avec les papiers à lettre

Organiser sa boîte de réception de messages

Afficher un aperçu des messages reçus
Utiliser les commandes dans les listes de messages (repasser un message en non-lu, supprimer un message…)
Utiliser les catégories pour identifier les messages
Trier et regrouper ses messages
Classer des messages dans des dossiers
Créer et utiliser des dossiers personnels (archivage)
Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
Prévenir ses correspondants de son absence
Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur

Organiser la liste des personnes (contacts)

Ajouter un contact
Créer un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes
Sélectionner son affichage

Utiliser le calendrier pour gérer son planning

Créer des rendez-vous, rendez-vous répétitifs et évènements
Les niveaux de détails d’affichage des rendez-vous
Naviguer d'un rendez-vous à un autre
Intégrer des tâches dans le calendrier
Partager son calendrier
Accéder à d'autres calendriers et superposer l'affichage des calendriers partagés
Planifier une réunion en invitant des participants
Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
Répondre à une demande de réunion

Faciliter la gestion de vos tâches à réaliser

Créer des tâches à réaliser
Organiser des tâches à l’aide de catégories
Assigner une tâche à une personne

Envoyer un message à partir d'une autre application

Envoyer un message à partir d'Excel ou de Word

Les + de cette formation

A travers divers exercices, les participants apprendront à utiliser Outlook pour : envoyer des messages à un ou plusieurs destinataires, insérer des pièces jointes, automatiser l'archivage des mails dans des dossiers, utiliser un carnet d'adresse, créer de nouveaux contacts... Ils seront également amenés à planifier une réunion et à y convier plusieurs participants. Les participants ont la possibilité de choisir la version d’Outlook (2010, 2013 ou 2016) sur laquelle ils souhaitent être formés. Cette information doit être transmise à nos Conseillers au moment de l’inscription. Les trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de la solution dans un contexte professionnel Un support de cours au format papier est remis à chaque participant. Ce programme prépare à la certification TOSA qui est éligible au CPF. Lorsque la certification est financée au titre du CPF, la formation qui y prépare peut également être prise en charge (dossier CPF commun). Connectez-vous sur www.moncompteactivite.gouv.fr.

Certification

Cette formation prépare au test suivant TOSA Outlook - Niveau basique (en option au prix de 70€) et entre en jeu dans le cursus de certification TOSA.