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Externalisation et sous-traitance informatique

Régie, infogérance, forfait et tierce maintenance applicative : les bonnes pratiques

Pour optimiser les ressources dans un projet ou dans le management au quotidien d'un service informatique, l'externalisation et l'appel à sous-traitance sont des leviers puissants. Il importe donc d'en comprendre les mécanismes essentiels, en vue de les appliquer dans un contexte opérationnel.

Objectifs

Être capable d'identifier les enjeux et les moments clés pour gérer les prestataires externes
Apprendre à mettre en place les contrats, les dispositifs, les outils et les comportements pour créer une dynamique constructive
Savoir créer les indicateurs pertinents pour suivre la performance des partenaires
Comprendre comment manager efficacement ses prestataires au quotidien
Pouvoir identifier et analyser les dérives potentielles et y apporter des solutions
Apprendre à maintenir dans la durée l'implication des prestataires
Savoir gagner son autorité et sa légitimité dans une relation non hiérarchique

Public

Directeurs et chefs de projet
Consultants
Tous les acteurs projets en relation avec des prestataires externes (pilote, acheteur, techniciens, etc.)

Prérequis

Connaissance minimale du système d'information

Programme de la formation

Analyser l'opportunité de recourir à des prestataires

Les enjeux, les avantages et les risques de la démarche
Les méthodes : externalisation, sous-traitance, outsourcing
Les types d'acteurs externes (infogérants, sous-traitant)
Les types de projets concernés
Les référentiels eSCM, Cobit

Les étapes et outils de sélection de prestataires

Les acteurs et leurs responsabilités respectives
Définir et bien clarifier le type de prestation attendue (objectifs, besoins, contraintes)
Phase 1 : le cadrage : - L'étude de marché des prestataires - La rédaction du cahier des charges -L'organisation de l'appel d'offres - Rappel du code des marchés publics en Informatique - Les pièges à éviter lors de la consultation - Comment anticiper les difficultés lors de l'exécution de la prestation ?
Phase 2 : la consultation : - Construire le cahier des charges, connaître les rubriques indispensables - Quels prestataires mettre en concurrence et comment ? - Le déroulement de bout en bout d'un appel d'offres - Comment bien élaborer sa short list ?
Phase 3 : la sélection : - Établir les critères de choix pertinents du prestataire et leur pondération
2.- Négocier les termes du contrat et des clauses spécifiques

L'exécution de la mission du prestataire externe

Les processus à dérouler pour produire les livrables attendus
Les outils et les modalités de réception des prestations de services (protocole de validation et de recette, procès-verbal, …)
L'organisation de l'activité globale (côté client et prestataire)
Les outils à mettre en oeuvre
Les spécificités du management transversal : coopération, coordination, relationnel

Le pilotage du prestataire externe

Suivre la qualité de service à l'aide d'indicateurs
Les instances de pilotage : acteurs et outils
La communication et le circuit de prise de décision
Le pilotage contractuel : suivre le contrat
Le pilotage budgétaire/financier : anticiper, suivre et valider
Le pilotage des délais : mesurer l'avancement
Le pilotage qualité : évaluer la conformité
Le pilotage des risques : définir et suivre les risques
Le pilotage des évolutions et des modifications
Le pilotage des Ressources Humaines : quand cela est possible !
Préserver l'économie du contrat
S'améliorer ensemble : le plan d'action de progrès

Anticiper et gérer les crises

Les basiques de la gestion de crise
La prévention et les leviers de négociation

La clôture du contrat

Les responsabilités du prestataire et du donneur d'ordre
Préparer et organiser la fin de la prestation et/ou de la réversibilité
Solder les attentes de chacune des parties
Clôturer la prestation et libérer les ressources
Garantir la continuité dans le temps
Le bilan du projet et l'évaluation du prestataire

Méthode pédagogique

Basé sur des études de cas et des mises en situation réelle, ce séminaire permettra de maîtriser des projets de nature diverse et variée avec efficacité et assurance.
Les retours d'expérience d'un consultant expert du sujet.