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Access - Conception d'une base de données

Créer et exploiter une base de données sous Access (versions 2013, 2016, 2019)

Système de gestion de base de données relationnelle (SGBD) édité par Microsoft et intégré à la suite Office, Microsoft Access permet de gérer des quantités d'informations qui vont bien au-delà des besoins de beaucoup d'organismes. Ajoutons à cela que le logiciel, dans sa version notamment, est relativement accessible grâce à son interface graphique conviviale, et l'on comprend facilement que de nombreuses entreprises s'appuient sur la solution, les unes pour gérer leur fichier client ou leur catalogue produits et les autres pour gérer leurs stocks, voire même leur comptabilité. Mais avant de pouvoir stocker des données, les interroger et les éditer sous forme de rapports, il convient d'avoir conçu sa base dans le respect de règles et de principes qui garantiront sa cohérence et sa souplesse d'utilisation.

Objectifs

Savoir concevoir la structure d'une base de données relationnelle dans le respect des règles
Pouvoir créer des tables et définir le type des données qui y seront stockées
Savoir relier les tables entre elles
Être en mesure de créer et modifier différents objets pour extraire (requêtes), saisir (formulaires) ou éditer (états) les données d'une base

Public

Concepteurs ou utilisateurs d'une base de données qui souhaitent créer une base de données Access ou comprendre comment est structurée une base existante pour pouvoir l'exploiter ou avoir une approche globale des outils permettant d'utiliser une base (requêtes, formulaires et états)

Prérequis

Bonnes connaissances générales en micro-informatique

Programme de la formation

Comprendre le rôle des différents objets d'une base Access

Choisir le type d'affichage du volet de navigation (par type d'objet, par date…)
Filtrer les objets souhaités dans le volet de navigation
Ouvrir les différents objets (table, requête, formulaire et état)
Comprendre le rôle de chaque objet
Utiliser l'onglet "Créer" pour concevoir tous les nouveaux objets d'Access

Concevoir la structure d'une base de données

Définir les tables nécessaires
Répertorier toutes les informations à stocker
Établir le type de données des informations stockées
Déterminer le ou les champs qui identifieront de façon unique un enregistrement (clé primaire)

Créer les tables pour stocker les données

Créer une table et définir les champs
Définir le type de données à saisir dans le champ
Choisir le champ clé primaire pour identifier de façon unique des données

Relier les tables pour pouvoir exploiter les données

Insérer une clé étrangère dans une autre table pour permettre de les lier
: de 1 à plusieurs...
Gérer le cas des relations de plusieurs à plusieurs
Créer les liaisons entre les tables
Maintenir la cohérence des données en appliquant l'intégrité référentielle
Activer la mise à jour et/ou la suppression en cascade des données

Importer des données

Importer une table d'une base de données Access
Créer une table à partir d'une base de données Excel

Définir les propriétés des champs d'une table

Renommer les champs à l'affichage (légende)
Imposer un masque de saisie aux utilisateurs
Indiquer une valeur par défaut pour un champ
Rendre la saisie d'un champ obligatoire
Indexer un champ
Empêcher la saisie de doublons.
Créer une liste déroulante pour faciliter la saisie

Exploiter ses données via les tables

Saisir, modifier ou supprimer des données dans l'affichage feuille de données
Comprendre et gérer les messages d'erreur
Filtrer et trier des informations dans une table
Afficher la ligne des totaux

Extraire des données via une requête

Créer une requête à partir d'une table
Extraire des données selon certains critères
Créer une requête paramétrée pour saisir le critère dans une boîte de dialogue

Saisir les données dans un formulaire

Concevoir des formulaires sous forme de tableaux ou de colonnes
Possibilité de modifier plus facilement la disposition des champs grâce au mode "Page"
Modifier différents paramètres de mise en forme (couleurs...)
Réaliser des recherches à partir d'un critère
Ajouter ou modifier des données par un formulaire
Trier et filtrer les données
Supprimer des données

Éditer les données grâce à un état

Créer un état à partir d'une table ou d'une requête
Déplacer directement des champs dans la page
Modifier la mise en forme (couleur et taille de police...)
Accéder à l'aperçu avant impression
Faire défiler les pages de l'état
Effectuer la mise en page (orientation, marges)
Imprimer un état

Introduction à la création de macros Access

Créer et exécuter une macro à l'aide d'un bouton pour fermer un formulaire
Créer une macro pour ouvrir un état à partir d'un formulaire

Méthode pédagogique

Un tour d'horizon complet des possibilités offertes par Access pour gérer et exploiter des données. Les participants ont la possibilité de choisir la version d'Access (2010, 2013, 2016 ou 2019) sur laquelle ils souhaitent être formés. Cette information doit être transmise à nos Conseillers au moment de l'inscription. Une étude de cas "fil rouge" : les stagiaires sont amenés à créer une base de données pour gérer le personnel et les commandes d'une entreprise. Ils apprennent à créer les tables et des requêtes, à utiliser des formulaires et des états. Un support de cours numerique est remis à chaque participant.