Formation Communiquer efficacement par mail

Savoir attirer l'attention du destinataire et lui donner envie de lire le message jusqu'au bout. Ce stage vous apprendra comment atteindre avec efficacité votre objectif en termes de communication. Vous verrez également comment gagner du temps dans la rédaction et dans la gestion de vos messages électroniques.

Définir son objectif de communication

• Apprendre à se mettre à la place du destinataire.
• Savoir déployer les moyens pour que le mail soit lu.
• Proposer un titre attrayant et définir un contenu synthétique.
• Quelle stratégie de communication mettre en place : mail seul ? Mail et appel ?
• Quelle est l'intention du message : informer ? Faire agir ? Réclamer ? Remercier ?
• Quelle est la forme du message : téléphonique ? Mail et entretien ? Mail et réunion ?
• Exercice Partage d'expériences. Difficultés rencontrées. Définition des objectifs sur des cas concrets.

Structurer ses messages

• Organiser ses idées en plan : chronologique, par catégories, scientifique, publicitaire.
• Apprendre à placer son sujet en perspective.
• Opter pour la bonne argumentation : factuelle, logique, affective. Hiérarchiser ses arguments.
• Savoir où placer l'objectif principal du mail. Placer son sujet en perspective.
• Poser le décor de manière synthétique mais explicite.
• Construire des paragraphes courts.
• Exercice Définir des plans. Travailler sur les éléments des messages : sujet, objectif, structure, argumentaire.

Adopter un style pertinent

• Créer des titres clairs et percutants. Titres cadres et titres pleins. Structure syntaxique du titrage.
• Jusqu'où faire preuve de créativité ? Opter pour un style synthétique.
• Placer son objectif en tête de phrase. Remplacer les locutions par des termes simples.
• Privilégier les temps qui traduisent l'assertivité du rédacteur.
• Choisir un vocabulaire précis et adapté à la cible. Quand choisir un verbe plutôt qu'un nom ?
• Les termes à bannir de ses écrits professionnels. Elaborer un glossaire de mots-clés.
• Savoir enchaîner les phrases. La place des mots de liaison. Utiliser les bons termes pour fluidifier la lecture.
• Les idées véhiculées par les locutions et les adverbes.
• Exercice Travail individuel et en sous-groupes sur la rédaction de messages.

Gérer sa messagerie

• Choisir judicieusement ses destinataires. Identifier le rôle de l'interlocuteur.
• Préciser ses attentes spécifiques.
• Utiliser la mise en copie avec parcimonie. Les dangers de la fonction "copie cachée".
• Les véritables raisons de la mise en copie.
• Préciser le titrage des messages reçus. Retitrer les messages imprécis.
• Faire évoluer les titres au cours des échanges.
• Stocker efficacement ses mails. Créer des dossiers de classement. Oser supprimer des messages.
• Exercice Mise en pratique des techniques d'optimisation de la messagerie et des communications par email.