Formation Assistant(e) : organiser avec succès un événement professionnel

Comprendre les enjeux d'un événement professionnel

• Identifier les différents types d'événements professionnels.
• Discerner les enjeux stratégiques d'un événement professionnel.
• Comprendre les rôles et missions de l'assistant(e) dans l'organisation de l'événement.
• Analyser la valeur ajoutée de l'assistante dans ce type d'évènement.
• Réflexion collective : Brainstorming, réflexion en binôme et sous-groupe, partage de pratiques.

Organiser un événement professionnel en "mode projet"

• Connaître et comprendre le "mode projet".
• Repérer les clés de réussite d'un projet : objectifs, délais, budget.
• Poser le cadre du projet : contexte, besoins, ressources.
• Identifier les facteurs garantissant le succès du projet.
• Utiliser une méthodologie d'analyse pour atteindre le résultat attendu.
• Travaux pratiques Réalisation d'une étude de cas fil rouge en sous-groupe autour de différents événements professionnels.

Négocier avec les prestataires et proposer une organisation cohérente

• Elaborer une organisation en cohérence avec les facteurs du succès.
• Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
• Construire un outil d'aide à la décision pour le responsable.
• Présenter une proposition d'organisation au responsable.
• Soumettre des recommandations et confirmer ses talents d'organisateur.
• Mise en situation : Etude de cas fil rouge : présenter sa proposition, bien négocier.

Suivre et maîtriser l'événement professionnel

• Surveiller les délais et le budget, clés de réussite de l'événement.
• Bâtir et suivre le budget de l'événement professionnel.
• Créer un rétro-planning des actions à mener.
• Contrôler, être alerte et montrer ses talents de gestionnaire.
• Etude de cas : Etude de cas fil rouge : construire un budget et un rétro-planning.

Communiquer autour de l'événement professionnel

• Identifier les objectifs de la communication.
• Choisir les supports de communication selon le type d'événement.
• Rédiger des supports efficaces pour attiser l'intérêt des invités.
• Etre créatif et révéler vos talents de communicant.
• Exercice Réflexion en binôme et en sous-groupe, élaboration des bonnes pratiques et création de supports.