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Word - Fonctions avancées : documents longs et publipostages

Créer rapidement des documents longs et des publipostages (versions 2010, 2013, 2016, 2019)

Tout utilisateur de Word un tant soit peu expérimenté peut se lancer dans la création de documents longs de type rapports, mémoires ou documentations. Mais l'expérience montre que l'exercice peut rapidement s'avérer aussi laborieux que fastidieux. Or Word propose de nombreux outils précisément destinés à la création de ce type de documents. Ils permettent par exemple d'automatiser la mise en forme des titres ou encore de créer automatiquement une table des matières ou un index. L'objet de cette formation est d'apporter à toute personne amenée à créer des documents longs les compétences qui lui permettront de gagner en qualité, en rapidité et en efficacité. Ce programme couvre également la conception et l'envoi de publipostage.

Objectifs

Comprendre comment utiliser des styles pour rendre homogène la présentation d'un long document
Savoir générer automatiquement tables des matières, tables d'index et tables d'illustration
Maîtriser l'utilisation des sauts de section
Savoir gérer les en-têtes et les pieds de page associés à des sauts de section
Comprendre comment travailler en mode suivi des modifications (multi-utilisateurs)
Pouvoir créer des courriers à l'adresse de destinataires multiples (publipostage)

Public

Utilisateurs de Word souhaitant améliorer la présentation de leurs documents et amenés pour cela à utiliser des styles

Prérequis

La maîtrise des principales fonctionnalités de mise en forme du texte est nécessaire.
Il est conseillé d'avoir suivi la formation "Word - Les bases : création et mise en page de documents" (MS301) ou d'avoir les connaissances équivalentes

Programme de la formation

Créer et utiliser les styles pour automatiser la mise en forme du texte

Enregistrer vos paramètres de mise en forme en créant des styles
Appliquer un style à différentes parties du texte
Modifier un style et mettre à jour la mise en forme des paragraphes auxquels il est appliqué
Enchaîner les styles
Importer un style d'un autre document
Utiliser le volet de navigation

Organiser le document en mode plan

Hiérarchiser les titres de chapitres en utilisant le mode plan
Réorganiser l'ordre des différents titres

Gérer le contenu de son document

Appliquer une numérotation hiérarchisée aux titres
Créer une table des matières à partir des titres
Générer un index, une table des illustrations
Insérer des notes de bas de page

Gérer les en-têtes et les pieds de page

Utiliser les sauts de section pour modifier l'orientation des pages
Insérer une image en haut de toutes les pages
Insérer une numérotation en bas de toutes les pages
Créer un en-tête différent pour la première page ou pour les pages paires et impaires
Commencer la numérotation à la deuxième page

Utiliser les insertions automatiques (QuickPart)

Créer des insertions automatiques
Gérer les insertions automatiques

Travailler en mode suivi (multi-utilisateurs)

Se placer en suivi de modifications du document
Visualiser dans un document les ajouts et les modifications effectués
Accepter ou refuser les marques de révisions
Comparer deux versions d'un document
Ajouter des commentaires dans le document

Réaliser un publipostage

Choisir le document type (lettre, étiquette...)
Créer ou ouvrir la source de données (liste de destinataires)
Utiliser une source de données provenant d'Excel ou d'Access
Ajouter, modifier, supprimer des données
Ajouter, modifier, supprimer des champs (téléphone, fax...)
Personnaliser le contenu à chaque fusion (texte conditionnel)
Visualiser les champs de fusion
Mettre à jour les champs
Créer une requête pour envoyer le document type à certains destinataires
Fusionner le document type avec la source de données
Fusionner en triant les données
Imprimer le résultat de la fusion
Créer des étiquettes de publipostage

Certification

Cette formation prépare au test TOSA-WO et entre en jeu dans le cursus de certification TOSA - Word Niveau Avancé.

Méthode pédagogique

Une formation pratique : les participants seront amenés à mettre en forme un document long. Ils apprendront, à travers un exemple adapté à créer des styles pour rendre homogène un long document et à générer automatiquement une table des matières. Ils réaliseront également un publipostage. Les participants ont la possibilité de choisir la version de Word (2010, 2013, 2016 ou 2019) sur laquelle ils souhaitent être formés. Cette information doit être transmise à nos Conseillers au moment de l'inscription. Le partage des "trucs et astuces" pour gagner en efficacité. Un support de cours numerique est remis à chaque participant. Ce programme prépare à la certification "TOSA - Word Niveau Avancé" qui est éligible au CPF.