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Outlook 2010 - Messagerie et agenda

Communiquer et gérer son temps avec Outlook

outlook
Outil de communication incontournable utilisé pour la gestion des informations personnelles et professionnelles (messages électroniques, rendez-vous, réunions, contacts, tâches). Et avec ses nouvelles fonctionnalités d’organisation du courrier, de recherche, de communication et de partage, la version 2010 ne fait que renforcer la qualité de la solution. Les participants à cette formation apprendront à utiliser Outlook 2010 au quotidien et comprendront comme tirer profit de l'outil pour gagner en confort et en efficacité.

Objectifs

  • Savoir communiquer efficacement grâce à sa messagerie
  • Être capable d'utiliser le calendrier pour gérer son planning et ses rendez-vous
  • Comprendre comment gagner du temps en organisant et en automatisant l'archivage de ses messages
  • Apprendre à organiser ses tâches à l'aide de catégories

Public

  • Toute personne qui souhaite apprendre à utiliser les différentes fonctions d'Outlook pour gagner en efficacité

Prérequis

  • Des connaissances de base en informatique sont nécessaires pour suivre cette formation (environnement Windows, gestion des fichiers)

Programme de la formation

Communiquer grâce à sa messagerie

  • Découvrir l’interface d’Outlook 2010
  • Envoyer un message avec des options (importance, accusé de réception…)
  • Utiliser une adresse de la liste d'adresses globale ou ses contacts
  • Envoi, aperçu et ouverture des pièces jointes
  • Répondre aux messages reçus et transférer un message reçu à un autre destinataire
  • Créer des signatures automatiques

Organiser et paramétrer sa boîte de réception

  • Créer une catégorie pour permettre des recherches
  • Trier et organiser ses messages
  • Modifier l’affichage de sa boîte de réception
  • Suivre une conversation
  • Créer des dossiers de rangement
  • Créer et utiliser des dossiers personnels (archivage)
  • Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
  • Paramétrer et utiliser des actions rapides
  • Prévenir ses correspondants de son absence
  • Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
  • Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur

Organiser la liste de ses contacts

  • Ajouter un contact
  • Créer un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes
  • Envoyer des contacts ou des cartes de visite par courriel

Utiliser le calendrier pour gérer son planning

  • Nouvel affichage hebdomadaire dans le calendrier
  • Noter des rendez-vous, des évènements
  • Les niveaux de détails d’affichage des rendez-vous
  • L’intégration des tâches dans le calendrier
  • Inviter des participants à des réunions
  • Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
  • Répondre à une demande de réunion
  • Partager un calendrier
  • La superposition de calendriers partagés
  • Ajouter un nouveau calendrier

Faciliter la gestion des tâches à réaliser

  • Créer des tâches à réaliser
  • Assigner une tâche à une personne

Utiliser des notes

  • Créer des notes
  • Configurer les options des notes

Envoyer un message à partir d'une autre application

  • Envoyer un message à partir d'Excel ou de Word

Les + de cette formation

Une pédagogie basée sur l'alternance de phases théoriques et de mises en situation amenant les stagiaires à utiliser concrètement Outlook pendant la formation : envoi de messages à un ou plusieurs destinataires, insertion de pièces jointes, automatisation de l'archivage des mails dans des dossiers, utilisation d'un carnet d'adresses, création de nouveaux contacts, planification de réunions...
Un programme synthétique basé sur les besoins essentiels des utilisateurs d'Outlook 2010 en environnement professionnel.
Des focus sur les bonnes pratiques d'utilisation de l'outil.
Un support de cours au format papier est remis à chaque participant.
Ce programme prépare à la certification TOSA qui est éligible au CPF (code CPF unique : 237359). Lorsque la certification est financée au titre du CPF, la formation qui y prépare peut également être prise en charge (dossier CPF commun). Connectez-vous sur www.moncompteactivite.gouv.fr.

Certification

Cette formation prépare au test suivant TOSA Outlook 2010 - Niveau basique (en option au prix de 70€) et entre en jeu dans le cursus de certification TOSA.