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aux Technologies et métiers de L'informatique
La pédagogie au service de la technologie

Office Manager

Maîtriser les outils et méthodes nécessaires à la réussite de ses missions

Le métier d'Office Manager, très polyvalent, a tout pour séduire mais est aussi particulièrement exigeant. Il demande de nombreuses compétences, tant de gestionnaire que de manager, et des talents certains de communicant. Développer ses savoir-faire et savoir-être en la matière sont le plus sûr moyen de réussir dans sa fonction.

Objectifs

  • Prendre pleinement conscience de son rôle de manager
  • Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager
  • Développer ses compétences en comptabilité, gestion et ressources humaines
  • Remplir ses fonctions d'Office Manager efficacement et, ainsi, être un levier de performance pour son entreprise

Public

  • Assistant(e)s ou secrétaires souhaitant évoluer vers une fonction d'Office Manager
  • Offices Managers venant d'entrer en fonction

Prérequis

  • Prendre des fonctions d'Office Manager

Programme de la formation

MODULE 1 - Clarifier son rôle et ses missions pour faciliter la communication

  • Objectifs

  • Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager.
  • Développer ses compétences de communicant.
  • Mettre son intelligence relationnelle au service de l'entité.

Situer les missions de l'Office Manager

  • Définir ses rôles, ses missions
  • Analyser les clés de réussite de la fonction
  • Cerner les enjeux et attentes de l'entreprise vis-à-vis de l'Office Manager
  • Exercice d'application : différences entre un(e) Office Manager et un(e) Assistant(e) de direction

Jouer son rôle d'interface de la communication

  • Pratiquer l'écoute active et identifier son mode de communication préférentiel
  • Adapter son mode de communication aux interlocuteurs
  • S'exercer à la synchronisation pour négocier
  • Mise en situation : mode de transmission du message selon son interlocuteur

Être acteur du climat relationnel de l'entité

  • Identifier ce qui favorise un bon climat
  • Étudier la mise en œuvre de ces bonnes pratiques dans l'entreprise              
  • Évaluer son impact personnel sur le climat relationnel
  • Gérer les situations difficiles
  • Gérer les tensions et les situations difficiles
  • Connaître ses émotions, apprendre à les gérer et à les exprimer
  • Faire face à l'émotion d'un collègue
  • Exercice d'application : gestion d'une situation tendue interne à l'équipe

Gérer son stress efficacement

  • Définir le stress et ses mécanismes
  • Identifier ses stresseurs
  • Lever ses contradictions internes
  • Gérer son capital bien être
  • Exercice d'application : entraînement à la relaxation rapide

Quiz amont : pour tester son niveau de connaissances

MODULE 2 - Développer ses compétences de gestionnaire

  • Objectifs

  • Acquérir des bases solides en comptabilité et gestion.
  • Pouvoir gérer le personnel, du recrutement à la gestion des compétences.

Maîtriser l'essentiel de la comptabilité

  • Comprendre le rôle et le fonctionnement de la comptabilité
  • Assimiler le vocabulaire de base
  • Cerner les grands principes
  • Organiser une comptabilité dans le respect des règles comptables et fiscales
  • Maîtriser le fonctionnement du bilan et du compte de résultat
  • Lire un compte de résultat
  • Présenter et analyser le bilan poste par poste
  • Étude de cas : analyse d'un compte de résultat, d'un bilan et étude de quelques ratios types 

Accroître ses compétences en gestion

  • Assimiler les principes de gestion des entreprises
  • Faire un contrôle de gestion : outils et méthodes
  • Comprendre le fonctionnement des charges
  • Fixer le seuil de rentabilité
  • Analyser les données de gestion
  • Exercice d'application : définition des outils permettant aux participants de faire leur contrôle de gestion
  • Participer à la mise en place du budget et du suivi budgétaire
  • Construire un budget de trésorerie, d'exploitation
  • Choisir les indicateurs de ses tableaux de bord
  • Mettre en place son tableau de bord
  • Exercice d'application : sélection d'indicateurs pour un tableau de bord mis en place par les participants

Gérer le personnel au quotidien

  • Acquérir les bases de droit du travail
  • Recruter et accueillir les nouveaux salariés
  • Rédiger une fiche de poste et la diffuser
  • Sélectionner des candidatures et mener l'entretien de recrutement
  • Exercice d'application : simulation d'un entretien de recrutement
  • Établir un contrat de travail
  • Gérer le temps de travail et la formation des salariés
  • Exercice d'application : suivi de la formation des salariés

Classe virtuelle Mémoire : pour aider à formaliser son mémoire et préparer sa soutenance

MODULE 3 - Mettre en place un système d'organisation performant

Objectifs

  • Analyser son rapport au temps et sa journée type.
  • Découvrir et utiliser des outils de gestion du temps efficaces.
  • Gérer le flux d'informations et de sollicitations.

Comprendre sa relation au temps et analyser son organisation

  • Les principaux obstacles à une bonne gestion du temps
  • Observer la répartition temps sur sa journée de travail
  • Faire un diagnostic de son organisation
  • Repérer les freins à une bonne organisation
  • Identifier ses voleurs de temps et faire face aux interruptions
  • Partage d'expériences : sur la perception qu'ont les participants d'une journée de travail

Mettre en place une stratégie temps pour mieux se préserver

  • Autodiagnostic : de ses tâches importantes et urgentes
  • Prioriser ses tâches, distinguer urgent et important
  • Estimer la durée d'une tâche
  • Prévoir les imprévus
  • Planifier et s'organiser
  • Savoir dire non avec diplomatie
  • Exercice d'application : formulation d'un non à une sollicitation 

Utiliser des outils de maîtrise du temps et de gestion de l'information pertinents

  • Faire le lien entre gestion du temps et gestion du stress
  • Fixer ses objectifs et ses priorités
  • Identifier les actions à forte valeur ajoutée
  • Intégrer l'impact des nouvelles technologies dans sa gestion du temps
  • Gérer ses e-mails
  • Mise en situation : règles d'utilisatin de sa boîte mail 

MODULE 4 - Prendre ses fonctions de manager

Objectifs

  • Définir son champ d'actions en tant que manager.
  • Se connaître en tant que manager.
  • Favoriser la montée en compétences de ses collaborateurs.

Clarifier ses rôles et responsabilités de manager

  • Définir les attentes de sa hiérarchie vis-à-vis de ses responsabilités de manager
  • Identifier ses freins personnels et organisationnels
  • Prendre une posture de manager
  • Exercice d'application : définition de son champ d'actions en tant que manager

Adapter son style de management à ses collaborateurs

  • Identifier les différents types de management
  • Repérer son style préférentiel de management
  • S'approprier les principes du management individualisé
  • Mise en situation : transmission d'une consigne efficace selon le type d'interlocuteur

Développer l'autonomie et la motivation de ses collaborateurs

  • Organiser l'activité et rédiger des objectifs clairs
  • Oser déléguer en mettant en place des indicateurs de suivi pertinents
  • Identifier les leviers de la motivation
  • Distinguer les « outils » de la motivation
  • Exercice d'application : définition d'objectifs et d'indicateurs permettant l'autonomie d'un collaborateur

Gérer des situations difficiles

  • Anticiper et gérer les conflits
  • Mettre en place une communication efficace en situation tendue
  • Être orienté solution dans son approche du conflit
  • Pratiquer l'écoute active et la reformulation pour sortir du conflit
  • Mise en situation : gestion d'un conflit entre deux collaborateurs

Quiz aval : pour valider les acquis de la formation et formaliser sa progression