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Les enjeux de la dématérialisation

Des champs d'application de la dématérialisation à ses conditions de mise en oeuvre

La dématérialisation a pour but de gérer de façon électronique les flux de données ou de documents métier transitant au sein de l'entreprise ou échangés avec ses partenaires. Au-delà de la réduction des coûts liés aux frais administratifs, aux ressources humaines et à l'affranchissement des envois, la dématérialisation est avant tout considérée comme un moyen de fluidifier les processus métier. Les participants à cette formation découvriront tous les aspects relatifs à la mise en oeuvre d'un projet de dématérialisation.

Objectifs

  • Comprendre ce qu'est la dématérialisation et quels en sont les objectifs
  • Mesurer les impacts d'un projet de dématérialisation sur l'entreprise
  • Disposer d'une démarche méthodologique pour passer à l'immatériel
  • Prendre connaissance des obligations légales

Public

  • Toute personne souhaitant disposer d'informations sur la dématérialisation

Prérequis

  • Aucun

Programme de la formation

La mutation organisationnelle

  • Les phases : stratégie, juridique, organisation, technologie
  • Les objectifs de la dématérialisation active ou statique
  • Les champs d'application de la dématérialisation
  • Organisation des métiers
  • Accompagnement des changements et acquisition des compétences
  • Conception des dispositifs

Les fondements juridiques

  • L'environnement juridique
  • La gestion de la preuve
  • La dématérialisation fiscale, les éléments incontournables
  • Les règles de la TVA
  • L'article 56 du Code des marchés publics
  • Les articles 1316-1 et 1316-2 du Code civil
  • Les évolutions réglementaires

La démarche méthodologique

  • Les étapes pour passer à l'immatériel
  • Numérisation active ou statique
  • Organisation de l'information
  • Reconnaissance automatique des documents
  • Reconnaissance intelligente des documents
  • Déploiement des flux
  • Stockage et gestion des sécurités

Le choix des formats et concepts

  • Les règles de la gestion du contenu
  • Format et langages de structuration : ODF, OOXML, RDF, RSS, XML
  • ILM : Information Lifecycle Management
  • RM : Record Management, la norme ISO 15489
  • La norme AFNOR Z 42-013
  • L'automatisation des processus
  • L'interopérabilité des documents

Archivage des données

  • Les concepts généraux de l'archivage de documents électroniques
  • Le mode de support : Worm de type A, B et C, micrographie, supports magnétiques et optiques
  • Les standards de l'archivage : SMI, HSM, SAD
  • Les coffres forts et les autorités de gestion de preuve (AGP)
  • L'authentification de l'émetteur
  • La signature électronique
  • La gestion des profils et le SSO
  • La cryptographie

Les acteurs et les outils de la dématérialisation

  • Collecte et/ou diffusion d'avis d'appel d'offres
  • Éditeur de solutions de dématérialisation d'appel d'offres
  • Facturation électronique et dématérialisation fiscale
  • Messagerie sécurisée, horodatage
  • Terminaux de paiement

Les outils opérationnels

  • Les outils pour passer à l'immatériel
  • La GED, outils de Workflow, CMS (Content Management System)
  • et RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)
  • Les échanges B to B, EDI – Web EDI
  • Les processus logiciel ou service, ASP

Des exemples opérationnels

  • Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois et workflow, archivage et sécurisation
  • Dématérialisation de la facture : les mentions à porter sur les factures, les factures transmises par voie électronique, le contrôle de l'administration des procédés de transmission par voie électronique
  • Dématérialisation des actes notariés
  • Dématérialisation des offres publiques

Méthode pédagogique

Une démarche méthodologique pour mettre en oeuvre la dématérialisation de documents au sein d'une organisation.
Les retours d'expérience et conseils de consultants experts.

Méthode d'évaluation

Tout au long de la formation, les exercices et mises en situation permettent de valider et contrôler les acquis du stagiaire.