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Gérer son temps et ses priorités

Optimiser son organisation personnelle est, aujourd'hui, chose obligatoire. Face à une to-do list longue à faire pâlir, mieux vaut préparer son plan d'action que de se jeter tête baissée dans la course contre le temps. Penser à prioriser ses tâches, faire le tri entre l'urgent et l'important permettent de mieux maîtriser son temps pour agir plus efficacement.

Objectifs

  • Optimiser son temps 
  • Utiliser son temps selon ses priorités
  • Mettre en place un système d'organisation personnel et efficace
  • Optimiser son organisation en faisant le tri entre ses priorités et gagner en maîtrise de son temps

Public

  • Managers
  • Toute personne souhaitant optimiser son organisation

Prérequis

  • Aucun

Programme de la formation

Analyser sa gestion du temps et des priorités

  • Autodiagnostic : son rapport au temps, ses croyances limitantes
  • Effectuer une analyse complète de ses tâches et missions
  • Définir ses moments d'inefficacité et ses bonnes pratiques
  • Analyser son environnement professionnel pour identifier ses sources d'inefficacité et ses voleurs de temps
  • Clarifier ses contraintes et son périmètre d'action
  • Exercice d'application : clarification de son besoin d'organisation dans son poste actuel
  • Exercice d'application : élaboration de sa liste de tâches, de missions et de projets en cours

Dédier son temps à ses priorités

  • Connaître les priorités de son poste, ses responsabilités et ses objectifs
  • Identifier ses tâches à haute valeur ajoutée
  • Autodiagnostic : sa fiche de poste à l'aulne du temps passé sur chaque mission
  • Prendre en compte les attentes usuelles de ses partenaires
  • Anticiper et planifier ses tâches récurrentes
  • Organiser sa journée pour optimiser son temps de travail
  • Gérer les imprévus
  • Différencier urgent et important
  • Étude de cas : analyse d'emplois du temps de différents postes en entreprise et organisation d'une journée idéale pour chacun

Mettre en place son système d'organisation pour gagner en efficacité

  • Éliminer, refuser et résister pour renforcer sa discipline
  • Faire place nette : pratique du tri et du rangement physique ou virtuel
  • Initier et maintenir son système d'organisation
  • Choisir une stratégie adaptée à son profil : no-tech, high-tech ou mixte
  • Connaître et choisir des outils efficaces et adaptés
  • Mettre en place un système efficace de gestion des mails, du téléphone et d'internet
  • Identifier les répétitions de tâches pour favoriser l'automatisation
  • Autodiagnostic : son profil technologique
  • Exercice d'application : identification des répétition à partir de sa liste des tâches

Intégrer les autres à sa gestion du temps

  • Identifier les individus demandeurs de temps et les recadrer efficacement
  • Améliorer sa communication pour faire respecter ses missions et son temps
  • Déléguer efficacement lorsque cela est possible
  • Développer ses capacités d'écoute
  • Savoir dire non et faire respecter ses priorités
  • Étude de cas : analyse de situations d'interactions professionnelles 

Tirer le bénéfice optimal de son organisation

  • Bien terminer une tâche
  • Prendre le temps du débriefing avec soi-même
  • Trouver les axes d'amélioration et préparer la tâche suivante
  • Marquer chaque réalisation
  • Exercice d'application : mise en œuvre des axes d'amélioration d'un ensemble de tâches
  • Plan d'action personnel : formalisation d'un plan d'action pour mettre en œuvre son système d'organisation