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Organisme de Formation
aux Technologies et métiers de L'informatique
La pédagogie au service de la technologie
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Administration de l’espace notarial.com

Administrer l'espace notarial et découvrir le site utilisateur

Objectifs

  • Connaître les différents éléments de l’application et leurs liens logiques
  • Comprendre comment se structure une étude notariale dans l’outil
  • Savoir organiser les dossiers client
  • Être en mesure de garantir la sécurité des accès aux dossiers
  • Connaître les bonnes pratiques d’utilisation de l’outil

Public

  • Tout administrateur ou futur administrateur de l’application

Prérequis

  • Utilisation d’internet
  • Manipulations de base sous Windows (création de dossiers, sous-dossiers, copier-coller)

Programme de la formation

LES DIFFÉRENTS ÉLÉMENTS DE L’OUTIL

  • Présentation de la solution
  • Les différents rôles (client, collaborateur de l’étude, administrateur)
  • Se connecter à l’espace notarial
  • Présentation des espaces clients, des différents types de dossiers et leurs sous-dossiers
  • Présentation des annuaires études, sociétés et clients

LA STRUCTURE DE L’ESPACE NOTARIAL

  • Personnaliser la présentation de l’étude
  • Création des espaces clients
  • Création et modification d'une data room électronique, d'un espace de travail collaboratif et d'un dossier de divorce
  • Dupliquer un dossier
  • Supprimer un dossier
  • Gestion des accès aux dossiers et des autorisations accordées aux utilisateurs
  • Utilisation des groupes d’utilisateurs
  • Gestion de l’annuaire des clients

GESTION DU CONTENU D’UN DOSSIER (UTILISATEUR ET ADMINISTRATEUR)

  • Création, modification, déplacements et suppression de sous-dossier
  • Publication, déplacement et modification de documents dans un dossier
  • Suppression de documents ou de sous-dossiers par un utilisateur
  • Récupération par l’administrateur des éléments supprimés par un utilisateur
  • Suppression définitive d’un élément par l’administrateur
  • Recherche d’un document ou d’un utilisateur du dossier
  • Utilisation des Questions/Réponses

PRÉSENTATION DES FONCTIONNALITÉS AVANCÉES DE L'ADMINISTRATION

  • La gestion d’un dossier à accès restreint
  • Utilisation de l’utilitaire StructMaker pour créer un fichier de structure
  • Chargement automatisé de sous-dossiers et de documents dans un dossier data room
  • Exportation d’un dossier

CONSULTER LES STATISTIQUES

  • Accès aux informations de facturation et de consultations
  • Affichage des statistiques sur les connexions
  • Consulter la liste des téléchargements

Méthode pédagogique

Chaque participant travaille sur un poste informatique qui lui est dédié. Un support de cours lui est remis soit en début soit en fin de cours. La théorie est complétée par des cas pratiques ou exercices corrigés et discutés avec le formateur. Le formateur projette une présentation pour animer la formation et reste disponible pour répondre à toutes les questions.

Méthode d'évaluation

Tout au long de la formation, les exercices et mises en situation permettent de valider et contrôler les acquis du stagiaire. En fin de formation, le stagiaire complète un QCM d'auto-évaluation.

Suivre cette formation à distance

  • Un ordinateur avec webcam, micro, haut-parleur et un navigateur (de préférence Chrome ou Firefox). Un casque n'est pas nécessaire suivant l'environnement.
  • Une connexion Internet de type ADSL ou supérieure. Attention, une connexion Internet ne permettant pas, par exemple, de recevoir la télévision par Internet, ne sera pas suffisante, cela engendrera des déconnexions intempestives du stagiaire et dérangera toute la classe.
  • Privilégier une connexion filaire plutôt que le Wifi.
  • Avoir accès au poste depuis lequel vous suivrez le cours à distance au moins 2 jours avant la formation pour effectuer les tests de connexion préalables.
  • Votre numéro de téléphone portable (pour l'envoi du mot de passe d'accès aux supports de cours et pour une messagerie instantanée autre que celle intégrée à la classe virtuelle).
  • Selon la formation, une configuration spécifique de votre machine peut être attendue, merci de nous contacter.
  • Pour les formations incluant le passage d'une certification la dernière journée, un voucher vous est fourni pour passer l'examen en ligne.
  • Pour les formations logiciel (Adobe, Microsoft Office...), il est nécessaire d'avoir le logiciel installé sur votre machine, nous ne fournissons pas de licence ou de version test.
  • Horaires identiques au présentiel.