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Access 2016 - Création de formulaires et d'états

Créer des formulaires pour optimiser la saisie et la consultation des données et des états pour imprimer vos informations

access
Si certaines personnes sont à l’aise avec les bases de données, il n’en est pas de même pour la majorité d’entre nous. L’une des forces d’Access et d’autoriser la création d’objets permettant d’interagir très simplement avec la base de données. Les formulaires vont par exemple servir d’interfaces entre la base et l’utilisateur et permettre à ce dernier de saisir, consulter et modifier des données très facilement. Les états quant à eux vont permettre d’éditer les données sous forme de rapports (pouvant intégrer des calculs ou des regroupements d’enregistrements selon des critères définis), de graphiques, voire même d’étiquettes. A l’issue de cette formation, les participants sauront transformer leurs bases de données Access en applications orientées utilisateurs en y intégrant des formulaires et des états.

Objectifs

  • Savoir créer et modifier la structure et l'apparence d'un formulaire et d'un état
  • Être capable d'optimiser la saisie dans un formulaire avec des listes déroulantes, des boutons de commande...
  • Savoir créer des formulaires et des sous-formulaires (état/sous état)
  • Comprendre comment réaliser des calculs dans les formulaires et les états
  • Savoir créer des étiquettes avec Access
  • Comprendre comment représenter vos données sous forme graphique

Public

  • Concepteur souhaitant faciliter la saisie et la consultation des données dans une base Access et imprimer les données de sa base

Prérequis

  • Des connaissances sur la structure des bases de données et sur la création de requêtes sont nécessaires pour suivre cette formation
  • Il est conseillé d'avoir suivi les formations Access 2016 – Conception d'une base de données et Access 2016 - Utilisez les requêtes pour consulter et modifier vos données ou connaissances équivalentes

Programme de la formation

Créer et mettre en forme un formulaire

  • Créer un formulaire sous forme de colonnes ou de tableau en passant par un assistant
  • Utiliser une table ou une requête pour créer un formulaire
  • Déplacer les différents éléments du formulaire
  • Appliquer un thème
  • Modifier la mise en forme du formulaire (couleur, police...)
  • Mettre en place un en-tête et un pied de formulaire
  • Insérer des images

Insérer des contrôles pour faciliter la saisie dans un formulaire

  • Insérer une liste déroulante
  • Insérer des groupes d'options contenant des boutons radios
  • Modifier l'ordre des tabulations
  • Créer des boutons de commande pour ouvrir un formulaire

Créer un formulaire contenant un sous-formulaire

  • Insérer le sous-formulaire dans le formulaire principal
  • Relier les deux formulaires par un champ commun
  • Modifier le mode d'affichage pour faciliter la saisie dans le sous-formulaire
  • Réaliser des calculs dans les formulaires

Créer un état et soigner sa mise en forme

  • Créer un état sous forme de colonne ou de tableau
  • Utiliser une table ou une requête pour réaliser des états
  • Modifier l'apparence des éléments d'un état (couleur, police...)
  • Insérer des traits, des cadres pour regrouper visuellement les éléments
  • Modifier la mise en page (orientation, marges)
  • Créer un en-tête

Réaliser des calculs sur des données groupées dans un état

  • Grouper les données
  • Créer un en-tête de groupe pour indiquer à partir de quel champ les données sont regroupées
  • Insérer un pied de page de groupe pour effectuer des calculs sur le groupe

Utiliser des fonctions pour traiter des données

  • Définir une condition avec la fonction VRAIFAUX()
  • Extraire des caractères d'une chaîne de caractères avec la fonction EXTRACCHAINE()
  • Modifier le contenu d'un champ numérique avec la fonction CHOISIR()
  • Rechercher une information qui répond à un critère avec RECHDOM()

Afficher certaines données qui répondent à une condition

  • Appliquer une mise en forme conditionnelle

Créer un état d'impression d'étiquettes

  • Créer un état d'impression d'étiquettes à partir d'une table
  • Modifier le format des étiquettes

Créer un sous-état

  • et le sous-état (tableau)
  • Insérer le sous-état dans l'état principal
  • Indiquer le champ commun pour lier les deux états
  • Insérer un calcul dans le pied d'état
  • Afficher les étiquettes des champs dans le sous-état

Présenter vos données sous forme d'un graphique

  • Créer un graphique avec l'assistant
  • Modifier le type de graphique (courbe...)
  • Modifier les paramètres du graphique (couleurs...)

Les + de cette formation

Une mise en œuvre immédiate des acquis : les participants vont apprendre à créer différents types de formulaires pour saisir des informations dans la base, découvrir comment optimiser la saisie à l'aide de listes déroulantes et comment renseigner simultanément les champs de plusieurs tables grâce à des sous-formulaires. Ils apprendront aussi à créer des regroupements dans des états, qui permettront d'organiser et de disposer les enregistrements par groupe, tel que Région ou Représentant.
Un programme répondant à des attentes concrètes : sont notamment présentées des solutions permettant de réaliser des calculs évolués sur les données de la base (totaux, pourcentages, écarts...) qui s'avèrent très utiles en entreprise (calcul sur CA, objectifs de ventes, commandes...).
Un support de cours au format papier est remis à chaque participant.